BELGELENDİRME PROSESİ PROSEDÜRÜ
- AMAÇ VE KAPSAM
Personel belgelendirme prosesinin işleyişinin açıklanması ile sorumlulukların ve tutulması gereken kayıtların tanımlanmasıdır. Başvuruların alınmasından, belge kararının verilmesine kadar geçen faaliyetlerin tümünü kapsar.
- TANIMLAR
Belgelendirme: İlgili belgelendirme programlarında ve sınav şartnamelerinde belirtilen minimum kriterler, TS EN ISO/IEC 17024 standardı, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliğinde belirtilen kriterlere uygunluğun yazılı olarak belirlenmesi sürecidir.
Aday: Belirlenmiş olan ön şartları taşıyan ve belgelendirme prosesine katılmasına izin verilen başvuru sahibidir.
Belgelendirme Prosesi: Başvurunun alınması, değerlendirilmesi, belgelendirme kararının verilmesi, gözetim ve yeniden belgelendirme, belgenin kullanımı dâhil belgelendirme kuruluşu tarafından yürütülen ve bir personelin yeterlilik şartlarını taşıdığını belirlemek için yürütülen faaliyetlerinin tamamıdır.
Belgelendirme Programı: Belirli standartlar ve kurallar ile aynı prosedürlerin uygulandığı, belirli bir personel kategorisi ile ilgili özel belgelendirme şartlarıdır.
Değerlendirici:İlgili ulusal yeterlilikteki değerlendirici ölçütlerini karşılayan, adayların sınav performanslarını ulusal yeterliliklerde tanımlanan şartlar doğrultusunda ölçmek ve değerlendirmek üzere görevlendirilen Seçkin Belgelendirme’ nin kadrolu veya sözleşmeli personeli.
Gözetmen:Sınav düzenini sağlamak üzere görevlendirilen, sınavlarda değerlendiriciye yardımcı olan, sınav alanını gözlemleyen, kamera çekimini yapan ve değerlendirici ölçütlerini karşılamak zorunda olmayan Seçkin Belgelendirme personeli.
Karar Verici:En az değerlendirici kriterlerini sağlayan, sınavı yapılan adayların belgelendirme kararlarını veren, gözetim faaliyetleri sonucunda verilen belgenin iptali, belgenin askıya alınması, belge vizesi verilmesi veya yeniden belgelendirilmesi hususlarında değerlendirme yapan Seçkin Belgelendirme’ nin kadrolu personeli.
- SORUMLULUKLAR VE PERSONEL
3.1. Prosedürün Yürütülmesi
Bu prosedürün yürütülmesinden Yönetim Kurulu, Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Koordinatör, Belgelendirme Müdürü, Karar Verici, Değerlendirici, Gözetmen ve Dosya Sorumlusu sorumludur.
3.2. Prosedürün Kullanıcıları
Sınav ve Belgelendirme Faaliyetlerinde görev alan çalışanlar (Yönetim Kurulu, Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Koordinatör, Belgelendirme Müdürü, Karar Verici, Değerlendirici, Gözetmen ve Dosya Sorumlusu) Belgelendİrme Prosesi Prosedürü kapsamından sorumludur. Seçkin Belgelendirme sisteminin güvenliğinin ve sürekliliğinin sağlanmasından Yönetim Kurulu Başkanı ve Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.
- UYGULAMA
4.1. Giriş
Başvuru sahibinden başvurunun alınmasından, belgelendirme kararının verilmesine kadar geçen süreç ile ilgili açıklamalar aşağıdadır.
4.2.Sınav Şartlarının Adaylara Duyurulması
Seçkin Belgelendirme’ nin akredite olduğu ulusal yeterlilikler web sitesinde yayınlanarak, adayların belgelendirilmesine yönelik olarak yapılacak sınav için temel şartlar, sınav koşulları, kabul şartları ve belgelendirme süreci adaylara duyurulur. Seçkin Belgelendirme ofisine telefon ederek veya bizzat gelerek bilgi almak isteyen kişilere Dosya Sorumlusu tarafından gerekli bilgilendirme yapılır.
4.3. Başvuruların Alınması, Değerlendirilmesi ve Belge Kullanım Sözleşmesinin İmzalanması
Başvuru Alma ve Değerlendirme Talimatında belirtilen açıklamalar göz önünde bulundurularak Seçkin Belgelendirme ofisinde başvuru formu doldurularak Belgelendirme Müdürü tarafından veya Seçkin Belgelendirme web sitesi üzerinden online olarak başvurular alınır.
Seçkin Belgelendirme ofisine yapılan başvurularda, başvuru sahibi ile iki nüsha Belge Kullanım Sözleşmesi imzalanır. Belge Kullanım Sözleşmesi adayın belge almaya hak kazandığı takdirde geçerlilik kazanacak olup bir nüshası belge almaya hak kazanılması halinde Mesleki Yeterlilik Belgesi teslimi sırasında belgelendirilmiş kişiye teslim edilir.
Online başvurularda ise, başvuru sahipleri tarafından Seçkin Belgelendirme Web sitesi üzerinden ilgili dokümanlar kısmından Belge Kullanım Sözleşmesi iki nüsha olarak temin edilir, imzalanır ve Seçkin Belgelendirme ofisine kargolar veya elden teslimi yapılır. Belge Kullanım Sözleşmesi adayın belge almaya hak kazandığı takdirde geçerlilik kazanacak olup bir nüshası belgelendirilmiş kişiye/belirleyeceği kişiye elden veya başvuru sırasında belirtilen adrese kargoyla gönderilir.
Alınan başvurular Dosya Sorumlusu tarafından değerlendirilir. Değerlendirme sonrasında ilgili ulusal yeterliliklerde belirtilen başvuru şartlarını karşılayan adayların kaydı tamamlanır. Başvuru yapılan belgelendirme programına ait en yakın tarihteki sınava kayıt işlemi tamamlanan adaylara posta veya SMS aracılığıyla bilgilendirilir.
4.4. Sınav Programlarının Oluşturulması
Sınav Programları, Sınav Programı Oluşturma Talimatına göre Belgelendirme Müdürü tarafından oluşturulur. Sınav Programları aylık olarak hazırlanır ve internet ortamında yayınlanır. Sınav Programının oluşturulmasının ardından Belgelendirme Müdürü; programda yer alan sınavlar için Karar Verici, Değerlendirici ve Gözetmen görevlendirmelerini gerçekleştirir ve sınava girecekler listesiyle birlikte bildirir iletişim adresleri kullanılarak bildirilir. Karar verici, sınav yapıcı ve gözetmen sınava girecek aday listesini inceledikten sonra adaylarla aralarında bir çıkar çatışması olup olmadığını Seçkin Belgelendirme A.Ş. ye bildirir. Adaylarla aralarında bir çıkar çatışması olduğunu söyleyen sınav yapıcı yerine bir başka sınav yapıcı görevlendirilir.
4.5. Sınav Sorularının Belirlenmesi
Sınav soruları, Ulusal Yeterliliklerde belirtilen kriterler dikkate alınarak, pratik teorik yazılımı aracılığıyla otomatik olarak aday T.C. numaralarına tanımlı şekilde(ilk sınav sorularından %20 benzerlik olmayacak şekilde)soru bankasından çekilir.
4.6. Sınavların Gerçekleştirilmesi
Sınav Seçkin Belgelendirme uygulama merkezinde yapılacak ise; Değerlendirici, Dosya Sorumlusu tarafından hazırlanan sınav zarflarını kapalı bir şekilde ve Sınav Zarfı Teslim Formunu imzalayarak teslim alır. Sınavlar; Sınav Yapma Talimatı şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir.
Sınav Seçkin Belgelendirme uygulama merkezi dışında bir yerde yapılacak ise (Gezici Sınav Birimi); Gezici sınav birimi yetkilileri ile Gezici Sınav Birimi Sözleşmesi imzalanır. Sözleşme içerisinde sınav öncesi, sınav esnası ve sınav sonrasında tüzel kişilik tarafından sağlanması ve korunması gereken şartlar detaylı bir şekilde tanımlanır. Ayrıca gezici sınav birimi yetkililerinden sınav yeri kontrol formunun doldurularak Seçkin Belgelendirme merkezine gönderilmesi istenir. Sınav yapılmasını engelleyecek unsurlar olmadığı kanaatine varıldığında sınav yapma sürecine geçilir. Değerlendirici, Dosya sorumlusu tarafından hazırlanan sınav zarflarını kapalı bir şekilde ve Sınav Zarfı Teslim Formunu imzalayarak teslim alır. Sınavlar; Sınav Yapma Talimatı, Gezici Sınav Birimi Sözleşmesi, Sınav Yeri Kontrol Formlarında belirtilen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
Sınavların yapılması esnasında Seçkin Belgelendirme Değerlendiricisi ve sınava giren adayların uyması gereken kurallar Sınav Yapma Talimatında ve Değerlendirici İçin Sınav Kuralları talimatında açıklanmıştır. Sınav tamamlandıktan sonra sınav zarfıyla birlikte gelen tüm evraklar kapalı zarf içerisine konulup ağzı kapatılarak kamera kaydı sonlandırılır. Kapalı sınav zarfı ve sınav kamera kayıtları Karar Vericiye iletilmek üzere Dosya Sorumlusuna/Belgelendirme Müdürüne Sınav Zarfı Teslim Formu kullanılarak teslim edilir.
4.7. Sınavların Değerlendirilmesi
Karar Verici, sınav zarflarını ve sınav kamera kayıtlarını teslim aldıktan sonra Sınav Yeri Kontrol Formlarını, sınavda kopya teşebbüsü var ise ilgili kayıtları ve sınavla ilgili itiraz veya şikayetin olup olmadığını kontrol ettikten sonra sınavların değerlendirmesini gerçekleştirir.
Karar Verici ve/veya değerlendiriciler tarafından adayların teorik sınav cevap formu ve kitapçığı üzerine yaptığı işaretlemeler ve Değerlendiriciler tarafından aday bazında puanlanmış kontrol formları adaylara ayrılmış kısımlara işlenir. Yazılan veriler sonrasında adaylara ait birim ve bölüm bazlı sınav sonuç listeleri oluşturulur. Oluşturulan sınav sonuç listeleri incelenerek adaylara ait sınav sonuç raporları oluşturulur.
Karar Verici, adaylar ile ilgili sınav sonuç raporlarını dikkate alarak adayların itiraz ve şikayet hakları saklı kalacak şekilde 10 gün içinde belgelendirme kararını alır.
4.8. Belgelendirme Kararının Verilmesi
Belgelendirme kararı; Sınav Sonuç Raporları ve Belgelendirme Programı Sınav Şartnamelerinde tanımlanan başarı notu göz önünde bulundurularak, görevlendirilen Karar Verici tarafından, Belgelendirme Karar Formu üzerine kaydedilerek verilir ve belgelendirme kararı kesinlikle taşere edilemez.
Eğer aday belirlenen başarı puanının üzerinde bir not aldıysa başarılı olan aday listesi belge basımının gerçekleştirilmesi için Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından MYK’ ya bildirilir. Sınav Sonuçları, Seçkin Belgelendirme web sayfasında yayınlanarak adayların bilgilendirilmesi sağlanır.
Sınavda başarısız olan adaylar 1 yıl içerisinde sınava tekrar girdikleri takdirde kendilerinden sınav ücreti talep edilmez. Ancak, sınavda 2. kez başarısız olan adaylar için İlgili Belgelendirme Programı Sınav Şartnamelerinde veya ilgili Ulusal Yeterlilikte eğitime girmesinin zorunlu olduğu belirtilmiş ise, adayın aldığı eğitimi belgeleyerek yeniden sınav başvurusunda bulunması gerekmektedir.
4.9. Sınavlarla ilgili Özel Durumlar
4.9.1. Okuma yazma bilmeyen adaylar için soruları okuyacak bir kişi görevlendirilir. Bu adayların sınavları diğer adaylardan ayrı ve tek tek gerçekleştirilir. Soruları okuyan kişi soruları yüksek sesle ve yüzü kameraya dönük olacak şekilde okur aday cevap verir.
4.9.2. Türkçe bilmeyen adaylar için ilgili ulusal yeterlilikler, soru kitapçıkları, kontrol listeleri ve adayın ihtiyaç duyacağı diğer sınav dokümanları yeminli tercüman tarafından tercüme edilir. İlgili ulusal yeterliliğin değerlendiricinin adaya soru sormasını gerektirdiği hallerde sınav esnasında yeminli tercüman bulundurulur.
4.9.3. Kuruluş personelinin aday tarafından tehdit edilmesi veya hediye/ rüşvet önerilmesi halinde sınav tutanağında kayıt edilerek yönetime bildirilir.